La procura sostanziale è un atto scritto con cui una parte autorizza un altro soggetto a rappresentarla in mediazione, con pieni poteri decisionali, incluso il potere di negoziare e firmare un accordo conciliativo.
Se una parte non intende partecipare personalmente, deve delegare un rappresentante munito di procura sostanziale. Senza tale procura, la rappresentanza non è valida. Affinché la procura sia valida è necessario documentare il giustificato motivo della mancata partecipazione personale.
La procura sostanziale deve avere i seguenti requisiti:
- Deve essere scritta (anche semplice scrittura privata, salvo si tratti di beni immobili e atti soggetti a trascrizione per cui deve essere autenticata da un notaio);
- Deve indicare chiaramente i poteri conferiti (partecipare, negoziare, conciliare);
- Deve riferirsi specificamente alla controversia oggetto della mediazione.
- Deve indicare che il rappresentante è a conoscenza dei fatti
- Deve includere i documenti di identità del delegante e del delegato
Se il rappresentante non ha la procura sostanziale, la mediazione non è validamente esperita. La procedura potrebbe risultare improcedibile e il giudice potrebbe non ammettere il giudizio, nei casi in cui la mediazione sia condizione di procedibilità (es. condominio, locazione, responsabilità sanitaria, ecc.). Se il rappresentante rappresenta la parte invitata questa potrebbe essere condannata alle sanzioni di cui all’art 12bis del d.lgs 28/2010 come se non fosse comparsa.