Prima dell’arrivo della pandemia Covid-19 la mediazione in video-conferenza non era molto diffusa, in quanto solo alcuni Organismi – quali CNMA - Camera Nazionale per la Mediazione e l’Arbitrato - la promuovevano ritenendolo uno strumento utile e comodo per parti e difensori. La mediazione civile e commerciale online consente, al contempo, alle parti di poter partecipare agli incontri ed essere protagoniste del procedimento senza dover rinviare i propri impegni lavorativi o familiari, ai difensori di non sottrarre diverse ore alle attività di studio per recarsi presso l’Organismo e a parti e difensori di evitare spese e tempi di trasferta laddove il foro competente presso cui il procedimento è incardinato è diverso da quello di appartenenza.
Con l’avvento della pandemia questo strumento da noi già utilizzato da oltre un decennio è stato utilizzato anche da quegli organismi che non disciplinavano nel proprio regolamento la mediazione telematica. Durante la pandemia, di fronte alle limitazioni di libertà di spostamento, il ricorso alla mediazione telematica è stato dunque per la prima volta disciplinato dal legislatore, per consentire anche a questi ultimi di poter continuare a operare.
Con l’obiettivo di agevolare gli incontri virtuali il Ministero della Giustizia concedeva la possibilità di svolgere la mediazione telematica a tutti gli Organismi (anche chi non l’aveva prevista nel proprio regolamento) con il consenso delle parti. Inoltre, per attribuire certezza alle sottoscrizioni dei verbali apposte dalle parti e dagli avvocati in luoghi diversi con la legge 27/2020 venne prevista la possibilità del difensore di autografare la firma del suo assistito[1]
Come noto, la riforma Cartabia D.Lgs. 149/2022, ha introdotto il nuovo articolo 8 bis al D.Lgs. 28/2010, modificando il modello di formazione, gestione, conservazione e sottoscrizione del verbale di mediazione informatico, applicando due regole fondamentali:
-art. 8 bis stabilisce che “Quando la mediazione si svolge in modalità telematica, ciascun atto del procedimento è formato e sottoscritto nel rispetto delle disposizioni del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82”.
-, “A conclusione della mediazione il mediatore forma un unico documento informatico, in formato nativo digitale, contenente il verbale e l’eventuale accordo e lo invia alle parti per la sottoscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata”.
Il legislatore, dunque, interviene facendo venire meno la necessità del consenso di tutte le parti per lo svolgimento della mediazione telematica, per cui ciascuna parte potrà liberamente decidere se aderirvi in presenza o telematicamente e stabilendo che la oggi atto della procedura dovrà essere disciplinato nel rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale.
In assenza di un decreto attuativo o circolari ministeriali che facciano chiarezza in materia. Diverse sono le perplessità e i dubbi che non trovano ancora risposta, specie per quelle questioni particolari quali la mediazione c.d. “mista” che si verifica laddove una delle parti decida di partecipare da remoto e l’altra online o quanto nell’ambito di una mediazione telematica alcuni degli incontri si svolgano in presenza. Dal tettato normativo appare tuttavia necessario anche in questi casi il ricorso alle regole previste per la mediazione telematica quanto a trasmissione e sottoscrizione degli atti del procedimento specie del verbale conclusivo, essendo richiesta la sottoscrizione di un unico processo verbale da parte di tutti gli interessati.
La sottoscrizione con firma digitale/qualificata del verbale di accordo a prescindere dalla materia oggetto di mediazione è richiesta dal legislatore, a differenza di quanto previsto dall’art. 21 CAD - che consente di sottoscrivere determinati atti anche con firma elettronica avanzata- in ogni caso.
La riforma dovrà fare, dunque, i conti con la difficoltà di sottoscrizione di quelle parti sprovviste di firme qualificate in ragione dell’età o di altre condizioni, che ne rendono difficile la dotazione. CNMA allo scopo di rendere un servizio che consenta alle parti di poter partecipare attivamente alla mediazione ed essere protagoniste del processo decisionale inerente la propria controversia offre un servizio di firma qualificata senza oneri per la parte sprovvista di firma digitale, che potrà quindi sottoscrivere il processo verbale –anche se sprovvista di firma digitale/firma qualificata (sfruttano l’identificazione SPID e CIE) la cui validità è limitata all’atto che si intende sottoscrivere.
Il sistema fornito è facile e consente di apporre sul verbale e l’eventuale accordo la firma qualificata in pochi minuti, tramite un link sulla propria mail personale.
[1] Art 83 co 20bis “In caso di procedura telematica l’avvocato, che sottoscrive con firma digitale, può dichiarare autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto ed apposta in calce al verbale ed all’accordo di conciliazione … e il verbale relativo al procedimento di mediazione svoltosi in modalità telematica è sottoscritto dal mediatore e dagli avvocati delle parti con firma digitale ai fini dell’esecutività dell’accordo prevista dall’articolo 12 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28”